Das ist der Coupa Benchmark-Report 2021: KPIs anhand realer Ausgaben

Wer will nicht wissen, wie er sich im Vergleich zu seinen Mitbewerbern schlägt? Um das eigene Level im Bereich des Ausgabenmanagements richtig einschätzen zu können, ist der Benchmark-Report 2021 des Technologie-Unternehmens Coupa eine gute Orientierungshilfe. Er bietet eine Vielzahl von betrieblichen Kennzahlen, um eigene strategische Maßnahmen mit messbaren Zielen zu steuern.

Die Besonderheit dieses Reports: Die Datenbasis speist sich aus realen Geschäftsausgaben mit einem Wert von rund 1,9 Billionen Euro, die über die Software Coupa getätigt wurden. Die Benchmarks sind nützlich für CPOs und CFOs, für die Optimierung des Ausgaben- oder Cashmanagements sowie für die Minimierung von Risiken.

16 Benchmarks aus sechs Bereichen

Insgesamt wurden 16 Benchmarks aus einem breiten Spektrum des Business-Spend-Managements (BSM) erhoben und in sechs Bereiche gegliedert. Dabei handelt es sich um die Medianwerte des obersten Quartils der Coupa-Kunden für den jeweiligen KPI.

KPIs im Bereich Source to Contract

  • Durchlaufzeit des Vertragsmanagements: Die Zeit zwischen der Ausarbeitung/Anforderung eines Vertrags und dessen Erfüllung dauert 9,5 Tage. Weniger ist hier besser.
  • Strukturierte Ausgaben: Der Prozentsatz für Ausgaben über gehostete Kataloge, Herstellerkataloge und gesteuerte Formulare beträgt 66,5 Prozent. Höher ist hier besser.
  • Vertragsgebundene Ausgaben: Der Prozentsatz der Ausgaben im Zusammenhang von Verträgen, die mit dem Ziel von Preissenkungen und besseren Konditionen ausgehandelt und abgeschlossen wurden, beträgt 79,6 Prozent. Höher ist hier besser.
  • Nicht-Tail-End-Lieferanten: Der prozentuale Anteil von Lieferanten, mit denen das Unternehmen 80 Prozent seiner Gesamtausgaben tätigt, liegt bei 20,2 Prozent. Höher ist hier besser.

KPIs im Bereich Beschaffung

  • Elektronische Verarbeitung von Bestellungen: Der Prozentsatz der Gesamtbestellungen, die auf elektronischem Weg genehmigt und von Lieferanten entgegengenommen werden, liegt bei 99,2 Prozent. Höher ist hier besser.
  • Durchlaufzeit von der Bestellanforderung bis zur Bestellung: Von der ersten Anforderung bis zur genehmigten Auftragsbestätigung vergehen 4,2 Geschäftsstunden. Weniger ist hier besser.
  • Vorab genehmigte Ausgaben: Die in Rechnung gestellten Ausgaben, die mit einer genehmigten Bestellung verknüpft sind, liegen bei 96,7 Prozent. Höher ist hier besser.
     


KPIs im Bereich Lieferanten- und Drittanbieterrisiken

  • Durchlaufzeit für das Verarbeiten von Lieferanteninformationen: Innerhalb von 1,8 Geschäftsstunden reagieren Lieferanten auf digitale Anfragen zur Aktualisierung ihrer Lieferanteninformationen. Weniger ist hier besser.
  • Ausfüllrate der Risikomanagement-Evaluierung: 88,3 Prozent beträgt der Anteil an Drittanbietern, die digital verwaltete Risikofragebögen bearbeiten. Höher ist hier besser.
  • Durchlaufzeit der Risikomanagement-Evaluierung: Bis zur Reaktion von Drittanbietern auf Risikobewertungen dauert es 44,2 Geschäftsstunden. Weniger ist hier besser.

KPIs im Bereich Rechnungsverarbeitung

  • Elektronische Rechnungsverarbeitung: Der Prozentsatz der Rechnungen, die mit elektronischen, hoch automatisierten Tools verarbeitet werden, liegt bei 83,2 Prozent. Höher ist hier besser.
  • Durchlaufzeit der Rechnungsfreigabe: Die durchschnittliche Zeitspanne zwischen der Eingabe einer Rechnung in das System und der Freigabe der Zahlung, beträgt 10,4 Geschäftsstunden. Weniger ist hier besser.
  • Erstmaliger Übereinstimmungsgrad: Der Prozentsatz der Rechnungen, die über einen Zweifach- oder Dreifachabgleich mit Bestellungen und Eingangsdokumenten abgewickelt werden, ohne dass Ausnahmen gehandhabt werden müssen, beträgt 85,8 Prozent. Höher ist hier besser.

KPIs im Bereich Spesen

  • Genehmigungszeit für Spesenabrechnungen: Die durchschnittliche Zeitspanne zwischen der Übergabe einer Spesenabrechnung an das System und ihrer Zahlungsfreigabe beträgt 6,5 Geschäftsstunden. Weniger ist hier besser.
  • Richtlinienkonforme Spesenabrechnungspositionen: Der Prozentsatz der Positionen, die die Richtliniengrenzen innerhalb von Spesenabrechnungen erfüllen, liegt bei 94,6 Prozent. Höher ist hier besser.

KPI im Bereich Zahlungen

  • Digital bezahlte Rechnungen: Der Prozentsatz der digital getätigten Zahlungen liegt bei 86,6 Prozent. Höher ist hier besser.