Speichern und wiederfinden: Ohne DMS ist alles nichts

    Ohne Dokumentenmanagement-System (DMS) würde die Informationssuche im Unternehmen womöglich so aussehen: Daten und Informationen liegen in den verschiedensten Formaten vor, auf Papier, digital, mitunter sogar noch als Fax. Und auch der Speicherort kann variieren: Netzwerklaufwerke, E-Mail-Accounts, Archive, im schlimmsten Fall die lokale Festplatte der Mitarbeiter – wer hier wichtige Informationen sucht, ist aufgeschmissen. Die Folge: Wichtige Kundendaten gehen verloren, Informationen zu Lieferanten und Partnern müssen erst umständlich in verschiedenen Abteilungen erfragt werden, wenn sie denn überhaupt noch auffindbar sind. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann ist es höchste Zeit, Ordnung in Ihre Dokumente zu bringen. Ein DMS muss her.

    Passgenaue Lösungen

    Ein DMS kann niemals eine Lösung von der Stange sein. Funktionen und Lösungen sollten immer auf das Unternehmen, seine Arbeitsabläufe und Anforderungen zugeschnitten sein. Um diesen auf die Spur zu kommen, ist Strategie gefragt – und eine kritische Analyse. Dabei hilft es, Fragen wie diese zu beantworten:

    • Was genau soll archiviert werden?
    • Wer greift auf welche Dokumente zu?
    • Welche Software soll durch das neue DMS abgelöst werden?

    In diesem Zusammenhang müssen auch Schulungsmaßnahmen geklärt werden. Wer soll mitmachen und was müssen die Mitarbeiter wissen? Und: Ein Projekt wird nur dann zum Erfolg, wenn Sie Ihre Mitarbeiter bereits im Vorfeld teilnehmen lassen. Rufen Sie beispielsweise einen Ideen-Workshop aus oder holen Sie sich von den beteiligten Mitarbeitern direktes Feedback. Nutzen Sie auch externe Beratungsangebote und Hilfestellungen für die Auswahl, z.B. das Programm uSelect DMS von der Initiative Mittelstand Digital.

    Besser klein anfangen

    Dabei gilt: Passen Sie auf, dass Sie nicht den Überblick verlieren. Ein kleines Unternehmen etwa benötigt meist nicht den gesamten Umfang eines „großen“ DMS. Oft genügen Funktionen zum Archivieren und zentralen Aufrufen von Dokumenten. In größeren Abteilungen bietet es sich an, zunächst klein anzufangen. Lassen Sie ein kleines Team das neue Dokumentenmanagement-System erst mal testen. So kommen Sie auch Schwachstellen auf die Spur und erfahren, welche Funktionen zusätzlich benötigt werden – und welche womöglich unnötig sind.

    Beratung ist Trumpf

    Es gibt wohl kaum ein Unternehmen, das den Roll-out eines Dokumentenmanagements ganz alleine stemmen kann. Daher ist Beratung angesagt. Ansprechpartner können beispielsweise Bürofachhandelshäuser oder Systemhäuser sein, die sich auf DMS-Lösungen für KMU spezialisiert haben. Diese haben in der Regel verschiedene Lösungen parat. Damit Sie sich einen Überblick über mögliche Anbieter verschaffen können, gibt es hier einige Beispiele für DMS, die insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen interessante Funktionalitäten bieten.

    DMS für KMU: ein Überblick

    DocuWare: Die etablierte DMS-Lösung bietet die Möglichkeit, Dokumente in der Cloud zu speichern – also dezentral und nicht auf einem internen Server. Das System gilt als einfach zu bedienen und bietet einige Funktionen, mit denen sich häufig durchgeführte Arbeitsschritte vereinfachen lassen. So lassen sich zum Beispiel Stempel für aktuell bearbeitete Dokumente setzen. Die Software richtet sich als Laufwerk auf dem Desktop ein und wird wie der Windows-Explorer beziehungsweise der Mac-Finder bedient. DocuWare ist für Unternehmen ab 50 Mitarbeiter gedacht.

    Dropbox for Business: Sie kennen das System womöglich aus dem privaten File-Sharing-Bereich oder für das Austauschen großer Dateien im Geschäftsleben. Dropbox hat nun mit der Business-Version einige grundlegende DMS-Funktionen hinzugefügt, sodass das System als einfache Dokumentenmanagement-Software interessant geworden ist. So lassen sich Dokumente archivieren, in Teams teilen und verwalten. Damit ist Dropbox for Business ein abgespecktes DMS, das für kleine Unternehmen und Abteilungen mitunter absolut ausreichend und zudem einfach zu bedienen ist.

    ELOoffice: Mit ELOoffice hat der renommierte DMS-Anbieter eine Dokumentenverwaltung eigens für kleine Unternehmen im Portfolio. Dokumente lassen sich automatisiert erfassen und revisionssicher ablegen. Dazu kommen weitere Funktionen wie die mobile Erfassung und das Abrufen der Dokumente von unterwegs. Interessant kann das vor allem für den Außendienst oder für Lieferanten sein. ELOoffice bietet darüber hinaus weitere DMS-Lösungen für mittlere und große Unternehmen an.

    Telekom Cloud: Die Cloud-Lösung der Telekom, ist eine interessante Lösung, um Dateien und Dokumente zu verwalten und plattformübergreifend darauf zuzugreifen. Dahinter steckt ein ähnliches Prinzip wie es Dropbox for Business nutzt: Die Daten liegen in der Cloud und benötigen so keinen Speicherplatz auf internen Servern. Alle Daten werden allerdings in Europa gehostet was in Hinblick auf den Datenschutz von Vorteil ist.

    Amagno: Der deutsche Anbieter weist zahlreiche DMS-Funktionalitäten auf, die dabei helfen sollen Prozesse zu optimieren und den Workflow zu vereinfachen. Dazu zählt etwa eine Dokumentenverwaltung, die eingegebene Daten automatisch zuordnet und so die Suche und das Wiederfinden erleichtern soll.

    Nur passende Lösungen sind die Lösung

    Ohne DMS geht im Unternehmen gar nichts: An der digitalen Erfassung ein- und ausgehender Dokumente kommt heute niemand mehr vorbei. Dabei sollten Sie allerdings passgenaue Lösungen auswählen, die Ihren Bedürfnissen exakt entsprechen. Eine professionelle Beratung ist dabei meist unverzichtbar.

    • Ein strukturiertes Dokumentenmanagement hilft bei einem effizienten Workflow.
    • Holen Sie für die Neueinführung der Lösung unbedingt Ihre Mitarbeiter ins Boot!
    • Es gibt Lösungen für die verschiedensten Unternehmensgrößen: Lassen Sie sich beraten.