Auswahl der Messe
 

Als Aussteller sollten Sie sich einen Überblick über die wichtigsten Messen der eigenen Branche verschaffen. Im B2B-Bereich sind dies in der Regel reine Fachmessen. Im Endverbraucher-Bereich können auch Publikumsmessen attraktiv sein, weil Sie auch dort Streuverluste minimieren. Die Messe sollte viele potenzielle Kunden versammeln. Wer Bademoden verkauft, findet eventuell noch auf einer Tourismus-Messe Kunden, auf einer für Damenoberbekleidung mit Sicherheit nicht. Grenznahe Regionen bilden oft vernetzte Wirtschaftsräume. Deshalb empfehlen sich Messeauftritte im benachbarten Ausland oft ebenfalls. 

Rechtzeitige Planung mit dem richtigen Team
 

Zur Teilnahme an einer Messe müssen Sie natürlich Fristen einhalten: für die Anmeldung und etwa auch für die Buchung von Messe-Services. Das betrifft zum Beispiel die Bereitstellungen von Telefon-, oder Internet-Anschlüssen, Strom- oder Wasser-Installation. Lieferanten oder Handwerker für den Messestand benötigen Zugangsberechtigungen, Mitarbeiter Parkausweise. Um den Eintrag in das Aussteller-Verzeichnis müssen Sie sich ebenso rechtzeitig kümmern.

Im besten Fall bestimmen Sie ein Team, das sich um die verschiedenen Aufgaben und Gewerke des Messeauftritts kümmert. Das können vorrangig Mitarbeiter des Marketings sein. Insbesondere dann, wenn es um die Präsentation technischer Innovationen geht, kann es sinnvoll sein, Entwickler in das Team einzubinden. Ein Projekt-Management-Tool erleichtert es, Aufgaben und Termine zu verteilen, zu koordinieren und den Fortschritt zu kontrollieren.

Für den Messeauftritt benötigen Sie eventuell Handwerker wie Schreiner oder Elektriker oder Dienstleister wie einen Catering-Service. Diese müssen Sie frühzeitig in die Planung einbeziehen. 

Mit dem optimalen Messestand Wahrnehmung schaffen
 

Der Messestand ist das Schaufenster des Unternehmens: Über den Eindruck des Standes schließen Messebesucher auf die Qualität der Leistung des Ausstellers. Der Kunde muss sich wohlfühlen, sonst ist die Planung und Investition zum großen Teil vergebens.

Für kleinere Messeauftritte ist eine Vielzahl an Anbietern von mobilen und robusten Messeständen mit hochwertiger Optik verfügbar. Mit individuell bedruckten Falt- oder Roll-Displays lassen sich diese Stände weiter aufrüsten. Viele Formate sind möglich.

Maßgeschneiderte Lösungen versprechen eine noch höhere Wahrnehmung. Größere Auftritte bedingen ohnehin einen Messebauer, den Sie rechtzeitig beauftragen müssen. Diese Profis stellen Maßanfertigungen her und beraten bei der Planung. Besprechungsräume lassen sich so ebenfalls realisieren. Zur Wohlfühlatmosphäre trägt auch eine kleine Küche mit einem Kühlschrank und einer Kaffeemaschine bei. Kleine Snacks für Kunden sind dort schnell zubereitet.

Wichtig: Messeveranstalter erlassen Regeln zur Größe eines Messestandes, teilweise auch zu den Materialien, die Sie beim Bau benutzen dürfen. Diese Vorschriften muss man als Aussteller definitiv kennen. 

Kommunizieren Sie Ihren Messeauftritt
 

Schön, wenn auf der Messe neue Kunden den Messestand entdecken. Um genug Besucher an den eigenen Stand zu bringen, sollten Sie Ihren Auftritt bereits vorher über diverse Kanäle bekannt machen. Dies beginnt mit einem Hinweis auf der eigenen Webseite und Postings auf Social-Media-Kanälen. Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten können Sie per Newsletter, mit E-Mails oder sogar per Post persönlich kontaktieren. Ankündigungen in der Fußzeile von Briefen oder in der Signatur von E-Mails sind ebenfalls empfehlenswert. Zusätzliches Interesse können Sie mit Verlosungs-Aktionen oder der Ankündigung von Showacts generieren.

Am Stand selbst sollten Sie genügend Informationsmaterial wie Flyer, Prospekte, Kataloge und natürlich Visitenkarten bereithalten. 

Neues macht neugierig
 

Eine Messe ist der optimale Platz, um Neuheiten einem großen Publikum vorzuführen. Daher ist es gut, diese Neuheiten auch schon in der Kommunikation zu bewerben. Aber bitte nicht alles verraten! Wer der Öffentlichkeit auf der Messe eine überraschende Aktion oder spannende Innovationen präsentiert, gewinnt leicht zusätzliche Kunden und mediale Aufmerksamkeit. 

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft
 

Seien wir ehrlich: Bestechung fängt schon mit einem Kugelschreiber an. Messebesucher lieben sie, diese kleinen Gutscheine und Giveaways, solange sie nützlich sind. Sie sind sympathisch und halten den Schenker lange in Erinnerung. Oft wirkt günstige Werbung auf Kugelschreibern, Feuerzeugen, Schlüsselbändern oder auch USB-Sticks wesentlich nachhaltiger als die teure in TV, Radio oder Print. Die Gegenstände bleiben lange in Gebrauch und Sie als werbendes Unternehmen im Bewusstsein. Insbesondere auf Messen haben diese Streuartikel die geringsten Streuverluste. 

Kompetentes Messepersonal macht den Unterschied
 

Genauso wichtig wie ein ansprechender Messestand ist ein zuverlässiges und kompetentes Messepersonal. Es kann sinnvoll sein, die Mitarbeiter für den Messeauftritt speziell zu schulen. Vor allem auf Fachmessen erwarten Besucher qualifizierte Ansprechpartner. Im Catering oder bei Präsentationen tragen Messehostessen zu Ihrem professionellen Auftritt bei.

Sie können sich im Vorfeld überlegen, ob Sie auf Ihre Corporate Identity – etwa in Form von einheitlicher Kleidung – setzen möchten. Das erleichtert Besuchern die Orientierung und Ihre Mitarbeiter sind sofort als Ansprechpartner erkennbar. Auch Namensschilder bauen Hemmschwellen ab, erleichtern den Kontakt und ersparen dem Gegenüber die Peinlichkeit, einen Namen vergessen zu haben.

Die An- und Abreise sowie die Unterkunft der Mitarbeiter sollte ebenso frühzeitig organisiert werden, damit vor und während der Messe keine Hektik aufkommt. 

Die Messe nachbereiten
 

Die Messe ist so etwas wie die Weinlese, die Nachbereitung ist die Kelter. In der Nachbereitung der Messe sollten Sie sämtliche Gespräche auswerten. Versprochene Unterlagen müssen rasch versendet werden. Jetzt ist die Zeit, vielversprechenden Kontakten schnell nachzugreifen und auch angekündigte Besuche des Vertriebs sollten Sie nicht allzu lange aufschieben.

Mit dem Team sollten Sie außerdem besprechen, was wie geplant geklappt hat und wo es für den nächsten Auftritt Verbesserungspotenzial gibt. Wenn Sie dies zeitnah erledigen und dokumentieren, können diese Erfahrungen direkt in die Planungen für die nächste Messe einfließen.