Strategie für die Digitalisierung – der Blick in die Zukunft
Die Digitalisierung hat alle Branchen erfasst und geht selbstverständlich auch an kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht vorbei. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es wichtig, sich digital aufzustellen und die passende Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Dabei sollten Sie langfristig denken, um Systeme für die digitalen Herausforderungen in der Zukunft fit zu machen.
Schritt 1: Analyse des Ist-Zustandes
Bevor nach geeigneten Lösungen zur Digitalisierung gesucht wird, muss der Ist-Zustand genau analysiert werden. Dazu gehört die Identifizierung der Kernprozesse eines Unternehmens, wozu Sie sich die folgenden Fragen stellen sollten:
- Wie werden diese Prozesse bereits durch Informationstechnologie unterstützt?
- Was lässt sich durch die Digitalisierung noch verbessern, um
- einen besseren Überblick zu bekommen,
- Zeit einzusparen und
- einen zuverlässigen Informationsfluss zu gewährleisten?
Bei der Überlegung, wie Sie bestimmte Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren, sollten Sie die künftige Entwicklung Ihres Unternehmens betrachten und überlegen, welche Produkte und Dienstleistungen Sie in Zukunft anbieten bzw. ausbauen möchten:
- Soll Ihr Portfolio erweitert werden?
- Möchten Sie sich nur auf bestimmte Produkte konzentrieren?
- Ist eine Expansion geplant?
- Wie stellen Sie sich die künftige Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten vor?
Schritt 2: Geeignete Systemlösungen finden
Erst, wenn Sie den jetzigen Zustand analysiert und die zukünftige Entwicklung des Unternehmens in Ihren Überlegungen berücksichtigt haben, ist es Zeit, nach geeigneten Systemlösungen zu suchen. Bei der Erarbeitung einer Strategie sollten alle verantwortlichen Mitarbeiter aus den verschiedensten Abteilungen einbezogen werden: Fragen Sie, wie die Informationstechnologie bereits angewendet wird und was verbessert werden kann bzw. soll. Oft haben die Mitarbeiter gute eigene Ideen. Schließlich sind sie es, die tagtäglich an den Prozessen beteiligt sind.
Checkliste zur Erarbeitung einer Strategie
Um die Digitalisierung in einem Unternehmen einzuführen oder zu erweitern, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Analyse des vorhandenen Zustandes
- Vorhandene Ansätze für die Digitalisierung definieren.
- Potenzial, um die Arbeit in den verschiedenen Abteilungen zu erleichtern und zuverlässiger zu machen, aufdecken.
- Zukünftige Strategie für das Unternehmen festlegen.
- Bestimmung von Handlungsfeldern
- Zuständige Personen informieren.
- Organisatorischen Maßnahmen zur Einführung treffen.
- Verantwortliche Teamleitung für die Umsetzung bestimmen.
- Ermitteln Sie den Komplexitätsgrad der Beschaffung:
- Maßnahmen für die kurzfristige Umsetzung planen.
- Deadline für die erste Mitarbeitereinführung in die digitalen Lösungen festlegen.
- Entwicklungswege der IT-Lösungen anvisieren.
Hier die Checkliste als praktisches PDF kostenlos herunterladen.
Was bei der Digitalisierung zu berücksichtigen ist
Bei Umsetzung der Digitalisierung spielt das vorhandene Budget eines Unternehmens eine wichtige Rolle. Ausgaben sind nicht nur für die Anschaffung von Soft- und Hardware, sondern auch für die spätere Wartung und für die Schulung der Mitarbeiter erforderlich.
Weiterhin kommt es darauf an, die Mitarbeiter mit den neuen Lösungen vertraut zu machen. Geklärt werden muss zum Beispiel, ob im Unternehmen geschult wird oder, ob die Schulung extern erfolgt.
Benchmarking digital – von den Besten lernen
Für die Einführung unterschiedlicher Softwarelösungen sind eventuell Softwareentwickler, externe Berater oder Trainer erforderlich. Sinnvoll kann es sein, von vergleichbaren Unternehmen der Branche zu lernen, bei denen die Digitalisierung bereits weit fortgeschritten ist. In Unternehmensverbänden sind Referenzprojekte verfügbar. Einige Firmen präsentieren ihre digitalen Lösungen im Internet. Über Lieferanten, Kunden und Partnerunternehmen können Sie in Erfahrung bringen, wo diese Unternehmen mit der Digitalisierung stehen. Sinnvoll kann auch die Einbeziehung von Beratern aus anderen Digitalisierungsprojekten sein. Solche Berater können Softwareanbieter empfehlen, die sich für die unternehmensspezifischen Gegebenheiten eignen.
Um die Digitalisierung erfolgreich einzuführen und umzusetzen, ist es sinnvoll, einen Verantwortlichen zu benennen, der die einzelnen Schritte in einem Unternehmen koordiniert und kontrolliert.
Grobe Strategie zur Umsetzung der Digitalisierung
Für die Umsetzung der Digitalisierung hilft Ihnen diese Checkliste:
Planung
- Analyse des vorhandenen Zustands
- Festlegung der IT-Lösungen
Verantwortliche
- Geschäftsführung
- IT-Abteilung
- Finanzbuchhaltung
- Verantwortliche aus den einzelnen Abteilungen
- Externe Berater, Softwareentwickler, Trainer
Umsetzung
- Planung des Budgets
- Berücksichtigung der Erweiterbarkeit des neuen Systems
- Auswahl eines geeigneten Anbieters
- Festlegung, wie die Digitalisierung Schritt für Schritt erfolgen soll
- Planung von Schulungen für die Mitarbeiter
Digitalisierung als Baustein für eine erfolgreiche Unternehmenszukunft
Um auch in Zukunft erfolgreich zu bleiben, kommt kein Unternehmen an der Digitalisierung vorbei. Für die Einführung entsprechender digitaler Lösungen ist eine Strategie erforderlich, die individuell auf die wirtschaftlichen Prozesse zugeschnitten ist. So lassen sich schon im Vorfeld Fehler vermeiden und eine spätere kostenintensive Optimierung bleibt in der Regel erspart. Auf eine entsprechende Erweiterbarkeit der zu integrierenden IT-Systeme ist allerdings grundsätzlich zu achten.
