Balanced Scorecard: Die fünf Perspektiven in der Beschaffung

Die Balanced Scorecard (BSC) ist ein digitales Instrument des strategischen Logistikcontrollings. Ein ausgewogenes (balanced) System an Kennzahlen soll dabei helfen, Strategien in konkrete Aktionen umzusetzen. Ausgewogen deshalb, da bereits im Grundmodell vier verschiedene Perspektiven beleuchtet werden:
 

  • die Finanzperspektive
  • die (interne) Kundenperspektive
  • die Prozessperspektive
  • sowie die Lern- und Entwicklungsperspektive (auch Mitarbeiterperspektive)

Im Einkauf ist es zudem sinnvoll, mit der Lieferantenperspektive noch eine fünfte Ebene hinzuzunehmen. Die Kundenperspektive bezieht sich in diesem Fall auf „Kunden“ aus dem eigenen Unternehmen, also andere Fachabteilungen, mit denen der Einkauf zusammenarbeiten muss.

Der Vorteil einer Balanced Scorecard: Der Einkauf kann seinen Stand mit wenigen Kennzahlen so abbilden, dass die Führungskräfte einen guten Überblick über den aktuellen Status quo bekommen. Die BSC erleichtert es den strategischen Mitarbeitern zudem, Unternehmensziele in messbare Einkaufsziele zu konvertieren.

Beispiel: So steuern Sie mit der Balanced Scorecard den Einkauf

Um die Balanced Scorecard im Einkauf nutzen zu können, definieren Sie zunächst die Zielsetzung für jede der fünf Perspektiven: Was soll gemessen werden und welche Kennzahlen sind dafür nützlich? Wenn die Maximierung des Unternehmensgewinns das oberste Ziel darstellt, ergeben sich für den Einkauf untergeordnete Priorisierungen, um dieses Ziel zu erreichen:
 

  • Auf der finanziellen Ebene sind das beispielsweise die Kostenkontrolle, also Einkaufspreise und sonstige Konditionen.
  • Für die interne Kundenperspektive ist die Produktqualität entscheidend, die von den Fachabteilungen hinterfragt wird.
  • Die Prozessebene zeigt, ob Einkaufsprozesse und -strukturen effizient laufen oder optimiert werden müssen, beispielsweise durch Outsourcing.
  • In der Mitarbeiterperspektive wird abgebildet, ob die Mitarbeiter zufrieden sind, ausreichend qualifiziert und ob ihr Wissen genutzt wird.

In der Lieferantenperspektive wird beispielsweise die Zuverlässigkeit von Lieferanten abgebildet, denn Lieferausfälle haben einen großen Einfluss auf Störungen in den betrieblichen Abläufen.
 

Kennzahlen festlegen

Im ersten Schritt müssen Sie also den verschiedenen Perspektiven nützliche Kennzahlen  zuordnen, die den tatsächlichen Status der jeweiligen Dimensionen darstellen und diesen mit dem Soll-Zustand abgleichen. Sie eignen sich demnach nicht nur, um den aktuellen Zustand zu ermitteln, sondern auch, um Ziele für die Zukunft festzulegen und zu bestimmen, wie nah Sie diesen bereits gekommen sind. Die Kennzahlen sollten weitgehend automatisiert erhoben werden können, um einen intensiven wiederkehrenden Zeitaufwand zu vermeiden.

Aus der Finanzperspektive können solche Kennzahlen zum Beispiel der Cashflow oder der Return on Investment (ROI) sein, aus der internen Kundenperspektive die Zahl der Beschwerden und aus der Prozessperspektive die Zeitabweichung.

Balanced Scorecard implementieren

Im finalen Entwicklungsschritt wird die BSC im Unternehmen implementiert. Dafür müssen die Daten erhoben und für den Einkauf aufgeschlüsselt werden. Diese werden dann in ein bestehendes oder neu entwickeltes IT-Tool eingebettet. Wird ein Soll-Wert einer der Kennzahlen nicht erreicht, besteht Handlungsbedarf. Das schnelle Erkennen dieser Erfordernisse aus allen Perspektiven ist der große Vorteil der Balanced Scorecard als Controllinginstrument.