Digitalisierung erobert den Einkauf: Eine Roadmap für die Cloud-Transformation mit SAP 

Der Siegeszug der Smartphones markiert den ersten großen Meilenstein für die Digitalisierung. So hat die Möglichkeit zur mobilen Kommunikation und Information auf einem einzigen Gerät die Lebensgewohnheiten der Menschen massiv verändert. In der Geschäftswelt steht durch die Ausbreitung des Cloud-Computings nun die nächste Etappe der digitalen Transformation bevor. Unternehmen müssen sich dafür rüsten, indem sie sämtliche Bereiche auf den Prüfstand stellen – angefangen bei Produkten und Dienstleistungen über Prozesse, Geschäftsmodelle, IT-Systeme und -Architekturen bis hin zur gesamten Arbeitskultur. 
 

Schulterschluss mit der IT

Dies gilt natürlich auch für die SAP-basierte Beschaffung, wie Jean-Paul Wehrens betont, der beim IT-Beratungshaus apsolut als Mitglied der Geschäftsleitung für die strategischen Einkaufsprozesse verantwortlich ist: „Cloud-Services sind der Motor der Digitalisierung, weil sie eine schnelle, flexible und kostengünstige Umsetzung neuer Einkaufslösungen ermöglichen.“ Bei der Einführung der neuen Technologien muss die IT-Abteilung jedoch eine weitaus aktivere Rolle spielen als bisher: Statt bloßer Umsetzer der Anforderungen der Fachbereiche zu sein, muss sie künftig als Impulsgeber, Mitgestalter und Innovator agieren. Dies erfordert eine intensivere Zusammenarbeit mit den Einkäufern, die durch gemeinsame Projektgruppen oder neu geschaffene Positionen umzusetzen ist. 

Im SAP-basierten Einkauf sind es vor allem die Cloud-Dienste der neuen Echtzeit-ERP-Suite S/4HANA und von Ariba, die den digitalen Wandel vorantreiben sollen (S/4HANA gibt es natürlich auch On-Premise). So bietet S/4HANA Enterprise Management Sourcing and Procurement unter anderem ein verbessertes Procurement-, Personal- und Reisekosten-Management. Ariba ist mit mehr als zwei Millionen Teilnehmern das weltweit größte Business- und Lieferantennetzwerk. Damit sie ihr Innovationspotenzial entfalten können, sollten diese Lösungen schrittweise in die vorhandenen Einkaufssysteme eingebunden und mit modernen On-Premise-Lösungen in hybriden Szenarien kombiniert werden, bis die Altsysteme abgeschaltet werden können. 
 

Systematischer Umstieg erforderlich

„Wie und wann die neuen Cloud-Lösungen im SAP-basierten Einkauf eingeführt werden, sollte jedes Unternehmen im Rahmen einer digitalen Roadmap klären, die mit der Unternehmens- und Einkaufsstrategie abgestimmt ist“, rät Jean-Paul Wehrens – und weist auf mehrere organisatorische und technische Aspekte hin, die für einen systematischen Umstieg sprechen. Dazu gehören:

• Wartungsende absehbar
  Für 2025 hat SAP das Wartungsende für die Releases der Kernanwendungen der SAP Business Suite 7 angekündigt, darunter auch SAP Supplier Relationship Management 7.0 (SRM). Nach diesem Zeitpunkt werden die Anwender nicht mehr mit regelmäßigen Enhancement-Packages und Sicherheits-Updates versorgt. Daher empfiehlt es sich für Unternehmen, rechtzeitig ein Konzept zu entwickeln, welcher Einkaufsprozess in welcher S/4HANA- oder Ariba-Lösung abgebildet und wann mit den Transformationen gestartet werden soll. Eine solche Strategie ist umso dringlicher, als S/4HANA und Ariba derzeit immer rascher weiterentwickelt werden.
• Mehr Effizienz und Effektivität 
  Als Schlüsseltechnologie von S/4HANA bietet die In-Memory-Plattform HANA wesentlich einfachere Zugriffsmöglichkeiten auf die Datenstrukturen; Anwender profitieren damit von deutlichen Performance-Steigerungen und besseren Möglichkeiten für Ad-hoc-Reporting, Analysen sowie Simulationen. Ähnliche Vorteile bringt das Ariba-Netzwerk, in dem Unternehmen mit ihren Lieferanten bei Angeboten, Verträgen, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen effizienter und effektiver zusammenarbeiten können. Es stellt Einkaufsorganisationen über Standardschnittstellen zahlreiche Dienste zur Verfügung, um die gesamten Beschaffungsprozesse zu digitalisieren und damit erheblichen Aufwand an Zeit, Geld und Ressourcen einzusparen.
• Nutzerfreundliche Fiori-Oberfläche
  Punkten können S/4HANA und Ariba auch mit der neuen intuitiven Oberflächentechnologie SAP Fiori. Sie bietet den Einkäufern einen vereinfachten, personalisierten Zugriff auf die benötigten Funktionen, und zwar mobil auf jedem beliebigen Endgerät. Die Apps werden in individuellen Launchpads in Kachel-Optik eingebunden. Damit entspricht SAP Fiori gerade den Bedürfnissen jüngerer Anwender, die von den Kommunikationsgeräten und -Programmen am Arbeitsplatz den gleichen Komfort erwarten, wie er ihnen aus der Consumer-Welt vertraut ist. Den Unternehmen wiederum ermöglicht der Fiori-Einsatz schnellere Arbeitsabläufe und Kostensenkungen.
   

Zuerst Stakeholder identifizieren

Für eine erfolgreiche Einführung der neuen S/4HANA- und Ariba-Funktionen ist ein methodisches Vorgehen unverzichtbar. Zuerst sollten zusammen mit den HR- und IT-Verantwortlichen alle Stakeholder identifiziert werden, die von der digitalen Transformation betroffen sind. Das sind nicht nur die Einkaufs- und IT-Mitarbeiter, sondern auch Anwender aus anderen Fachabteilungen und exponierte Zulieferer. Daraufhin sollten die Stakeholder gemeinsam – etwa im Rahmen von Workshops – an der Entwicklung einer digitalen Strategie und einer daran ausgerichteten Einkaufsstrategie arbeiten. Im Ergebnis erhält ein Unternehmen Handlungsfelder für die strategische Ausrichtung seines SAP-basierten Einkaufs in den nächsten drei bis fünf Jahren. 

Jean-Paul Wehrens rät den Unternehmen, für dieses Projekt einen Beratungspartner ins Boot zu nehmen, der fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im elektronischen Einkauf auf Grundlage von SAP und Ariba vereint. „Die meisten Unternehmen schätzen ihren digitalen Reifegrad weitaus besser ein, als er ist“, begründet er seine Empfehlung. „Hinzu kommt, dass viele SAP-Nutzer gegenwärtig stark verunsichert sind, welche Einkaufslösungen mittelfristig für sie die besten sind.“ Daher bietet sich eine Zusammenarbeit mit externen Experten an, die mit Quick Checks zunächst den digitalen Status quo und daraus dann den Transformationsbedarf ermitteln, den eine Einkaufsorganisation in Bezug auf ihre IT-Systeme, Prozesse, Mitarbeiter und Kollaborations-Szenarien hat. 
 

Veränderungen klar kommunizieren

Um die Mitarbeiter und Geschäftspartner auf die künftigen Rollen und Aufgaben vorzubereiten, sollte die Geschäftsleitung zudem ein Change Management ins Leben rufen, deren zentraler Baustein eine ausgefeilte Kommunikationsstrategie ist. „Nur so lässt sich sicherstellen, dass der digitale Wandel auch von Mitarbeitern mitgetragen wird, die gegenüber Neuerungen allgemein weniger offen sind“, so apsolut-Partner Wehrens. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter darüber aufgeklärt werden, welche Folgen die Digitalisierung für ihre Arbeitsplätze hat. „Unternehmen müssen den Beschäftigten reinen Wein einschenken, welche Stellen wegfallen und welche neu entstehen. Erst dadurch kann sich ein Klima entfalten, das förderlich für den digitalen Wandel ist.“

Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit der apsolut GmbH

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