Was genau ist Datenmanagement?
Datenmanagement bezeichnet alle methodischen, konzeptionellen, organisatorischen und technischen Maßnahmen im Umgang mit Daten. Ziel ist es, die Daten für Geschäftsprozesse maximal nutzbar zu machen.
Welche Daten sind im Datenmanagement wichtig
Grundsätzlich sind im Einkauf zwei Formen von Daten besonders wichtig: Stammdaten und Bewegungsdaten. Die Stammdaten – auch Master Data genannt – sind relativ statische Daten, also Daten, die lediglich in Ausnahmefällen verändert werden. Dazu zählen beispielsweise Firmenname, Straße und Hausnummer, Postleitzahl sowie Telefon-und Faxnummern. Ebenfalls zu den Stammdaten zählen die technischen Daten eines Produkts, die Fertigungsanlage, in der es hergestellt wird, und die Teilenummer.
Bewegungsdaten sind dagegen Auftragsdaten, die sich immer wieder ändern. Dies können die Stückzahlen bei Bestellungen sein, das Lieferdatum sowie Lieferadressen.
Welche Vorteile bringt Datenmanagement?
Die Reaktionszeiten in einer Supply Chain sind maßgeblich geprägt von der Verfügbarkeit der passenden Produkte oder Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt. Wartezeiten durch langes Suchen oder Nachbestellungen, die erst getroffen werden, wenn es zu einem Schaden oder Ausfall gekommen ist, können die Nutzungsgrade von Maschinen oder ganzen Anlagen maßgeblich negativ beeinflussen.
Datenmanagement erleichtert Ihnen den Zugriff auf Daten, damit Ihnen nichts entgeht und Sie nicht nach Informationen suchen müssen. Datenmanagement sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung zu jedem Zeitpunkt über dieselben aktuellen Daten verfügt und aufgrund dieser Daten fundierte Entscheidungen und Maßnahmen treffen kann.
Datenmanagement hilft Ihnen zudem dabei, fortlaufend Ihr Bestellmanagement zu optimieren und den Einkauf für das nächste Jahr besser zu planen. Dies gelingt beispielsweise, indem Daten sowohl aus dem Lager als auch aus dem Marketing analysiert und zusammengeführt werden. Nicht zuletzt deckt Datenmanagement für Sie Datenlücken im Unternehmen auf und hilft Ihnen, die obligatorischen Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Welche Herausforderungen bringt das Datenmanagement?
Eine große Herausforderung im Datenmanagement besteht darin, sicherzustellen, dass die Daten konsistent und korrekt sind. Dies ist extrem wichtig, da fehlerhafte Daten zu ernsthaften Fehlern in Einkaufsprozessen führen können. Dann werden aufgrund falscher oder fehlerhafter Daten beispielsweise bestimmte Artikel zum falschen oder ungünstigen Preis beschafft, Waren falsch gelagert oder falsch zugestellt. Die Datenreinigung, das Data Cleansing, nimmt deshalb beim Datenmanagement eine zentrale Rolle ein.
Datenreinigung bezeichnet den Prozess des Identifizierens, Entfernens und Korrigierens ungenauer Datensätze aus einem Datensatz, einer Tabelle oder Datenbank. Aufgabe der Datenreinigung ist es in diesem Zusammenhang, unvollendete, unzuverlässige, ungenaue und auch nicht relevante Daten zu erkennen und diese so zu bearbeiten, umzuformen oder zu entfernen, dass anschließend ein sauberer und einheitlicher Datensatz vorliegt, mit dem das gesamte Unternehmen arbeiten kann.
Fazit
Datenmanagement schafft im Einkauf perfekte Voraussetzungen, um Entscheidungen zu treffen, geht allerdings mit Herausforderungen einher. Haben Sie aber erst einmal ein funktionierendes Datenmanagement implementiert, eröffnen sich dem Einkauf enorme Potenziale hinsichtlich Kosteneinsparungen, Umsatzchancen und der generellen Effizienz.
