Dienstleistungseinkauf mit SAP: Erst Add-ons schlagen Brücke zu Lieferanten

Der Dienstleistungseinkauf gilt als Königsdisziplin in der Beschaffung, denn er stellt Unternehmen vor die schwierige Aufgabe, vielschichtige Leistungsbündel bei geringer Markt- und Ausgabentransparenz sowie niedrigem Standardisierungsgrad abwickeln zu müssen. Obwohl in den meisten Branchen mehr Dienstleistungen als Materialien eingekauft werden, sind vor allem die Versorger, Industriedienstleister und Chemieparks mit dieser Herausforderung konfrontiert, da sie einen Großteil der erbrachten Services über spezialisierte Fremdfirmen beziehen.

Das Beispiel neuer Netzanschlüsse

Deutlich wird dies am Beispiel eines kommunalen Stadtwerks, das neue Netzanschlüsse für Energie, Wasser und Gas verlegen soll und dafür Dienstleister benötigt, die über die notwendigen Fachkenntnisse und Zertifikate verfügen. Den ersten Schritt in der Dienstleistungsabwicklung markiert die Erstellung der Leistungsverzeichnisse, für die die Planer auf die vorhandenen ERP-Leistungs- und -Materialstämme zurückgreifen. Als nächstes werden die benötigten Services öffentlich oder gezielt unter den Lieferanten mit Rahmenverträgen ausgeschrieben und diese zur Angebotsabgabe aufgefordert. Ist die Entscheidung gefallen, werden im ERP-System Abrufe erstellt, die die ausgewählten Dienstleister in Form von Auftragsbestätigungen zurückmelden oder bei Bedarf korrigieren müssen. Sobald die Netzanschlussarbeiten im Gange sind, müssen die erbrachten Services laufend erfasst und von den Genehmigern im Haus, zum Beispiel den Einkäufern, abgenommen werden. Da sich die Arbeiten der einzelnen Gewerke meist über längere Zeiträume erstrecken, werden die Lieferanten oft gemäß ihren Leistungen in monatlichen Abständen bezahlt, Stichwort: Teilaufmaße. Dies setzt eine exakte Dokumentation des jeweiligen Fortschritts der Tätigkeiten voraus.

Größere Dienstleister setzen auf EDI 

Das Beispiel der neuen Netzanschlüsse zeigt: Die Dienstleistungsbeschaffung und Baudienstleistungsabwicklung sind äußerst komplexe Prozesse, die eine enge Integration von Auftraggebern und Auftragnehmern und damit eine durchgängige Digitalisierung der Prozesse erfordern. Doch gerade an diesem Punkt stoßen SAP-Anwender rasch an ihre Grenzen, reicht doch der SAP-Standard nicht aus, um die operativen Einkaufsprozesse konsequent zu vernetzen. Dazu müssen die Lieferanten zusätzlich EDI (Electronic Data Interchange)-Software implementieren, die den Austausch elektronischer Dokumente in einem Standardformat erlaubt. Während der EDI-Einsatz für die meisten größeren Lieferanten mit einem durchaus vertretbaren Aufwand verbunden ist, sieht es bei den kleineren Dienstleistern hingegen anders aus. Da diese in der Regel über keine elektronischen Transferverfahren verfügen, müssen sämtliche Einkaufsdokumente bestenfalls per E-Mail versandt und in den beteiligten Geschäftsanwendungen händisch erfasst und bearbeitet werden. Dies kostet viel Zeit und treibt die Fehlerquoten in die Höhe, da die Datenqualität unter Umständen erheblich leidet.

Ein weiteres Defizit des SAP-Standards bei der Zusammenarbeit mit Bau- und Dienstleistern ist die fehlende Unterstützung nationaler Standards. So ist von den Einkaufsabteilungen der SAP-Anwenderunternehmen immer wieder die Klage zu hören, dass das GAEB-Format (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) nicht berücksichtigt wird. GAEB dient in Deutschland dazu, den Austausch von Bauinformationen zu vereinheitlichen.  

Webbasierte Kollaborationsplattformen schlagen Brücke   

Um eine durchgängige Digitalisierung der Dienstleistungsabwicklung zu erreichen, müssen Unternehmen daher den SAP-Standard erweitern. Einen innovativen Ansatz bieten webbasierte Kollaborationsplattformen, die als Add-on in die vorhandene SAP-Umgebung eingebunden werden. Für die Lieferanten entsteht dabei kein zusätzlicher Aufwand: Eine einfache Registrierung genügt, um mit ihren Auftraggebern automatisch kommunizieren und elektronische Dokumente zur Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung bei der Durchführung von Bau- und Dienstleistungen austauschen zu können. Durch die Integration von GAEB-Schnittstellen sorgen die webbasierten Kollaborationsplattformen zudem dafür, dass die an den Baumaßnahmen beteiligten Geschäftsanwendungen die übermittelten Daten korrekt übernehmen und verarbeiten können.

Mit der 2bits Supplier Collaboration Suite (SCS) steht SAP-Anwenderunternehmen ein bewährtes Add-on zur Digitalisierung sämtlicher operativer Einkaufsprozesse zur Verfügung. Da die Einkäufer direkt auf die Leistungs- und -Materialstämme im SAP ERP-System zugreifen können, müssen keine kritischen Einkaufsdaten in der Cloud vorgehalten und zusätzliche Datenschutzmaßnahmen ergriffen werden. Die Lieferanten wiederum profitieren von den einfachen und intuitiven Benutzeroberflächen der 2bits Supplier Collaboration Suite (SCS); darüber hinaus erhalten sie Zugang zu den neuen digitalen Technologien. So können sie mobile Endgeräte zur Leistungserfassung direkt vor Ort – zum Beispiel an Baustellen – einsetzen und damit ihre Leistungsfortschritte elektronisch dokumentieren. Durch Nutzung von GPS-Koordinaten kann zusätzlich anhand von Serialnummern belegt werden, welche Materialien in einem Projekt wo und wann verbaut worden sind: ein großer Vorteil für mögliche Reklamationen.

Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit der 2bits GmbH.