Stellenwert des Einkaufs nimmt zu
Die Möglichkeiten der Digitalisierung setzen die Einkaufsabteilungen stark unter Druck. Viele ihrer klassischen, operativen Tätigkeiten kann zunehmend Software übernehmen. Ein Beispiel sind Einkaufsplattformen, die das Procurement mit internen und externen Kunden verbinden und dank vieler Schnittstellen einen großen Teil der Einkaufsprozesse automatisieren.
Diese Entwicklung birgt allerdings auch Chancen, denn sie liefert dem Einkauf wertvolle Daten, die für strategische Zwecke genutzt werden können. Beispielsweise können Kosten gesenkt und Risiken oder Optimierungspotenziale früher erkannt sowie die Materialakquise verbessert werden. Wie wichtig diese Effekte sind, zeigte sich nicht zuletzt während der Corona-Pandemie, als viele Lieferketten plötzlich zusammenbrachen und alternative Beschaffungsquellen gesucht wurden.
Ein gut aufgestellter Einkauf kann also dank neuer Technologien für einen erhöhten Wertbeitrag im Unternehmen sorgen. Diesen zu beziffern oder konkret zu belegen ist allerdings oft eine Herausforderung und setzt ein gewissenhaftes Einkaufscontrolling voraus. Damit lässt sich der Anteil der Beschaffung am Unternehmenserfolg messen und transparent nachweisen – beispielsweise gegenüber der Finanzabteilung. Basis sind unter anderem Procurement-Systeme, die vergleichbare Kennzahlen generieren. Dabei sollte der Fokus sowohl auf quantitative wie auf qualitative Aspekte gerichtet sein.
Quantitative und qualitative Hebel zur Steigerung des Wertbeitrags
Für den Erfolgsnachweis des Einkaufs werden oft ausschließlich monetäre (quantitative) Kriterien wie direkte Einsparungen herangezogen. Nicht-monetäre (qualitative) Faktoren, etwa Versorgungssicherheit, fallen jedoch weniger ins Gewicht. Das liegt nicht zuletzt daran, dass reine Savings leichter zu beziffern sind, als zum Beispiel der Schaden durch Verzögerungen in der Lieferkette.
Beispiele für quantitative Hebel:
- Einsparungen (Savings)
- Zahlungskonditionen
- Kosten der Beschaffungsprozesse
- Kosten der Procurement-Abteilung
- Bestandskosten
Beispiele für qualitative Hebel:
- Lieferantenmanagement
- Erkennung und Nutzung von Innovationen
- Versorgungssicherheit
- Risikomanagement
- Nachhaltigkeit
Qualitative Kennzahlen zur Messung des Wertbeitrags
Während quantitative Hebel relativ einfach messbar sind, gilt das für qualitative weniger. Um auch deren Anteil am Wertbeitrag adäquat per Einkaufscontrolling zu erfassen und vergleichbar zu machen, müssen Unternehmen dafür verbindliche Kriterien festlegen. Welche das sein können, hängt von den individuellen Geschäftsmodellen und -umfeldern ab.
Ziel sollte ein Einkaufscontrolling sein, das von der rein operativen Fixierung abweicht und auch qualitative Einflüsse berücksichtigt. Je nach Unternehmen und Branche können dafür folgende Kennzahlen in Betracht kommen.
- Interne Kundenzufriedenheit: Viele Unternehmen konzentrieren sich vor allem auf ihr Standing bei externen Stakeholdern. Allerdings spielt auch die interne Kundenzufriedenheit eine wichtige Rolle. Sie zeigt, wie gut die Zusammenarbeit des Einkaufs mit den anderen Abteilungen im Betrieb funktioniert.
- EDI-Quote: Electronic Data Interchange definiert das Kontingent von Datenaustauschprozessen über digitale Schnittstellen innerhalb der Lieferkette.
- Einbindungszeitpunkt: Der Wertbeitrag des Einkaufs steigt an, je eher seine Expertise für Entscheidungen herangezogen wird. Das betrifft neben operativen Savings beispielsweise Aspekte wie Arbeitserleichterungen und Effizienzoptimierungen.
- Rahmenvertragsquote: Sie beschreibt den Grad an Bedarfsbündelungen und der Standardisierung von Prozessen, die der Einkauf vornimmt bzw. anwendet.
- Automatisierungsanteil: Dieser Wert beschreibt den Anteil von automatisierten Abläufen, die im Beschaffungsprozess integriert sind.
- Effizienz von Prozessen: Greifbar ist diese Größe beispielsweise anhand von Durchlaufzeiten, durchschnittlichen Auftragswerten oder der Lagerumschlagsquote.
Für diese und ähnliche Größen müssen Unternehmen Kennzahlen entwickeln und verbindlich im Einkaufscontrolling festlegen. Im Idealfall erfolgt das in Abstimmung mit allen relevanten Abteilungen.
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