KPIs im Einkauf: Die 10 wichtigsten Kennzahlen im Überblick

Definition: Was KPIs genau sind
 

KPI steht für Key Performance Indicator. KPIs sind Schlüsselkennzahlen, die die Leistung eines Unternehmens widerspiegeln. Unternehmen nutzen KPIs beispielsweise im Einkauf, um den Erfolg bestimmter Aktivitäten im Unternehmen zu überprüfen. Kennzahlen dienen in diesem Zusammenhang als Informationsbasis und zur Dokumentation, zur Steuerung und Planung, als Entscheidungsbasis, zum Aufzeigen und Beobachten von Entwicklungen sowie als Vergleichsbasis.
 

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Die 10 wichtigsten Kennzahlen im Einkauf

Kennzahl 1: Einkaufskosten

Kaum eine andere Kennzahl im Einkauf verdeutlicht die Effizienz der Prozesse wie die auf das Beschaffungsvolumen bezogenen Einkaufskosten. Diese haben sich 2019 laut BME gegenüber dem Vorjahr von 1,7 auf 1,66 Prozent reduziert. In den letzten Jahren pendelte dieser Wert immer zwischen 1,5 und 1,7 Prozent.

Kennzahl 2: Einkaufsvolumen in Prozent vom Umsatz

Diese Kennzahl gibt einen Überblick über strukturelle Unterschiede einzelner Branchen hinsichtlich der eigenen Wertschöpfung wieder. Die Zahl hat sich leicht auf rund 47 Prozent erhöht, liegt aber weiterhin im langjährig beobachteten Bereich.

Kennzahl 3: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter

Das Einkaufsvolumen pro Einkäufer ist laut BME in den vergangenen zehn Jahren stetig zurückgegangen, da viele Einkaufsabteilungen Personal aufgestockt haben. 2019 liegt der Wert bei knapp zehn Millionen Euro pro Jahr.

Kennzahl 4: Kosten je Bestellvorgang

Lange lag die Messgröße für operative Effizienz bei deutlich über 100 Euro. Nach einem Rückgang auf 97 Euro in der Auswertung für 2018 sind die Kosten mit nunmehr 103 Euro im Vergleich zum Vorjahr stark angestiegen. Der erhebliche Anstieg ist allerdings in erster Linie auf die Angaben eines einzelnen Unternehmens zurückzuführen. Ohne diese Berücksichtigung läge der Wert weiter unterhalb der 100-Euro-Schwelle.

Kennzahl 5: Durch Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen

Der aktuelle BME-Bericht zeigt, dass der Einkauf den Großteil des Beschaffungsvolumens in deutschen Unternehmen abdeckt. Die Kennzahl bewegt sich in den letzten Jahren sehr stabil zwischen 85 und 90 Prozent, sowohl bei Großunternehmen als auch im Mittelstand. Der aktuelle Wert befindet sich mit etwa 87 Prozent in der Schwankungsbreite. Allerdings belegt die Studie auch, dass immer noch ein beachtlicher Teil von mindestens 10 Prozent der Beschaffung am Einkauf vorbeiläuft und mittels Maverick Buying erfolgt.
 

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Kennzahl 6: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge

Diese Kennzahl gilt als wichtiger Indikator für den notwendigen Aufwand im Einkauf, der bei langfristigen Verträgen deutlich geringer ist als bei sogenannten Spot-Aufträgen. Laut „Top-Kennzahlen im Einkauf 2018“ liegt der Anteil der langfristigen Verträge am Einkaufsvolumen seit Jahren fast unverändert bei 50 Prozent. Viele dieser langfristigen Kontrakte werden dabei nach wie vor manuell abgewickelt, der Anteil der automatisch ausgelösten Bestellungen stagniert entsprechend seit Jahren.

Kennzahl 7: Weiterbildungskosten

Anforderungen und Jobprofile im Einkauf haben sich in den vergangenen Jahren massiv verändert. Die Studie für das Jahr 2018 belegt aber, dass die Ausgaben für Weiterbildung in deutschen Einkaufsabteilungen stagnieren. An Angeboten mangelt es nicht: Allein der BME bietet bundesweit rund 1.000 Kurse der verschiedensten Formate zur Weiterbildung im Einkauf an.

Kennzahl 8: Liefertermintreue und Reklamationsquote

Die Liefertermintreue und Reklamationsquote bilden zwei der wichtigsten KPIs im Einkauf, da sie Erkenntnisse über dessen Performance liefern. Erfreulicherweise haben sich beide Kennzahlen laut Studie 2018 erneut verbessert: Die Liefertermintreue ist hoch, die Reklamationsquote niedrig.
 

Kennzahl 9: Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen

Die Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen ist ebenfalls Bestandteil der vom BME veröffentlichten Kennzahlen im Einkauf. Laut der 2018er-Studie wird mittlerweile knapp die Hälfte aller Bestellungen aus Rahmenverträgen und Katalogen abgerufen.

Kennzahl 10: Zahlungsziel und Skonto

In den vergangenen Jahren 2017 und 2018 betrug das durchschnittliche Zahlungsziel laut BME 30 Tage, das über Skonto abgewickelte Volumen verharrt bei 35 Prozent.
 

Kennzahlen bleiben stabil – Einkauf muss mehr Eigenmarketing leisten
 

Die Zahlen aus den aktuellen Analysen von 2018 und 2019 bestätigen den Trend stabiler Prozesse und Strukturen im Einkauf. Dramatischen Veränderungen sind nicht festzustellen. Es hat sich aber auch bewahrheitet, dass die Umsetzung der Einkaufsstrategie in vielen Unternehmen nicht wie geplant erfolgte: Jeder zweite Einkäufer ist nach wie vor eher operativ tätig.

Für Andreas Hermann, Leiter Benchmark-Services beim BME, wird die Bedeutung des Einkaufs nicht in allen Unternehmen ausreichend gewürdigt: „In fast jedem dritten Unternehmen ist der Einkauf unterhalb der Bereichsleitung wie Finanzen oder Zentrale Dienste angesiedelt. Hier muss noch viel Arbeit in Sachen Eigenmarketing geleistet werden.“