Die Herausforderungen in der Lagerverwaltung

Je größer das Lager, desto schwieriger ist es zu organisieren. Das macht die Lagerverwaltung für viele Unternehmen zu einer komplexen Aufgabe. Die klassische, manuelle Verwaltung der Flächen jedenfalls stößt schnell an ihre Grenzen. Waren anzunehmen, sie abzulegen, wiederzufinden und der weiteren Verwendung zuzuführen ist beispielsweise mit Verzeichnissen auf Papier oder auf Basis von Excel-Listen fehleranfällig und zeitraubend.

Das ist problematisch für sämtliche Betriebe, die Güter einkaufen oder herstellen und transportieren. Sie sind deshalb auf eine gut funktionierende Lagerverwaltung angewiesen. Zu den wichtigsten Aufgaben eines Systems gehört es, den Bestand zuverlässig abzubilden und zu administrieren. Dazu gehören unter anderem folgende Herausforderungen:

 

  • Daten aufnehmen, erkennen und übersichtlich sowie transparent bereitstellen
  • Güter schnell über eine Suchfunktion finden
  • Retouren vermeiden mittels einwandfrei ausgeführter Aufträge
  • Flexibilität in der Ausnutzung der Fläche
  • Inventuren jederzeit ermöglichen
  • Entlastung des Personals

Im Kern brauchen online und/oder offline agierende Unternehmen eine effektive und effiziente Lösung für den Wareneingang und -ausgang. Und auch, um im Wettbewerb mithalten zu können. Denn die Erwartungen an eine zuverlässige Lieferkette und eine reibungslose Logistik werden größer. Das liegt zum großen Teil an den Möglichkeiten der Digitalisierung. Heißt: Wer ebenfalls Software für die Lagerverwaltung verwendet, kann den hohen Anforderungen gerecht werden.

Das Lagerverwaltungssystem als Schaltzentrale

Ein digitales Lagerverwaltungssystem (LVS) kann Kapazitäten freisetzen, Abläufe produktiver machen, Strukturen optimieren, Ressourcen besser ausnutzen und so letztlich Kosten sparen sowie Prozesse beschleunigen. Damit es die dafür erforderliche Leistungsfähigkeit erhält, muss es intelligent funktionieren und möglichst eng verbunden sein mit weiteren, relevanten Teilen der Unternehmensorganisation.

Dann ist die Lagerverwaltung zwar immer noch die zentrale Aufgabe der Software, sie kann aber auch Daten aus anderen Systemen ziehen beziehungsweise diesen bereitstellen. So lässt es sich beispielsweise mit einem übergeordneten ERP-Tool oder Warenwirtschaftssystem kurzschließen, um Ressourcen im Unternehmen ganzheitlicher zu koordinieren. In der Gegenrichtung kann es Transportaufträge an ein Materialflusssteuerungssystem (MFS) durchreichen. Damit wird ein LVS zur Schaltzentrale vor- und nachgelagerten Prozesse aller Lagergewerke und darüber hinaus. Auch sinnvoll: Ein direkter Draht zum Einkauf. Das erleichtert zusätzlich die Planung von Wareneingang und -ausgang und den sich daraus ergebenden Kapazitäten hinsichtlich Lagerfläche und Personal.

Einsatz einer Lagerverwaltungssoftware ist anspruchsvoll

Wann ein LVS sinnvoll ist, lässt sich nicht an Kennzahlen festmachen. Grundsätzlich profitiert zwar jede Lagerverwaltung von einer digitalen Lösung. Doch ist die Einführung mit viel Aufwand und hohen Kosten verbunden. Deshalb sollte sie gut überlegt sein und konsequent umgesetzt werden. Eine nur mittelmäßig funktionierende Lösung kann eher mehr als weniger Aufwand erzeugen.

Letztlich ist die Integration eine individuelle Frage, die jedes Unternehmen für sich beantworten muss. Eine Verwendung ist beispielsweise ratsam, wenn die bisherige Lagerverwaltung sehr fehleranfällig ist und zu vielen Reklamationen führt. Nutzer müssen sich aber auch darüber klar sein, dass ein LVS lediglich ein Werkzeug ist. Sein erfolgreicher Gebrauch ist von vielen Voraussetzungen abhängig:
 

  • Die bisherige Praxis der Lagerverwaltung und innerbetrieblicher Materialflussprozesse muss analysiert und auf Schwachstellen bzw. Verbesserungspotenzial hin geprüft werden.
  • Die Anforderungen an das neue System müssen eindeutig definiert werden.
  • Die technisch optimale Art der Erfassung von Gütern (Stichwort Internet of Things, IoT) muss berücksichtigt werden (Sensoren, Barcodes, RFID u. ä.).
  • Die Kooperation mit anderer Software im Unternehmen inklusive der erforderlichen Schnittstellen muss geplant werden.
  • Zwecks Erfolgskontrolle müssen Zielwerte festgelegt werden, die mit der Einführung erreicht werden sollen.
  • Das Personal muss in der Handhabung des Lagerverwaltungssystems ausgebildet werden.
  • Die Funktion sollte vor dem vollen Einsatz in einem übersichtlichen Rahmen getestet werden.

Die Implementierung einer Lagerverwaltungssoftware ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Wird sie fehlerhaft erfüllt, kann das zu unangenehmen und teuren Konsequenzen führen. Ist im Unternehmen das erforderliche Fachwissen nicht ausreichend vorhanden, bieten sich Kooperationen mit spezialisierten und erfahrenen Beratern an.