Einkaufsabteilungen haben die Zeichen der Zeit erkannt

Die Digitalisierung in den Unternehmen schreitet schnell voran – nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie als zusätzlichen Treiber für digitale Geschäftsmodelle. Das gilt auch für die Einkaufsabteilungen, die vom technologischen Fortschritt besonders profitieren können, um die Herausforderungen in den kommenden Jahren zu meistern. Immer mehr CPOs haben die Zeichen der Zeit erkannt: Sie sehen in der Digitalisierung eine große Chance, die der Einkauf nutzen muss, um auch zukünftig seiner strategischen Bedeutung gerecht werden zu können.

Eine Umfrage des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) und Onventis aus dem Jahr 2020 ergab, dass 90 Prozent der Beschaffungsabteilungen die Notwendigkeit digitaler Tools als sehr hoch einschätzen. Rund zwei Drittel der befragten Unternehmen wollen mittelfristig ihren Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) automatisieren, darunter vor allem die Bereiche Lieferantenmanagement, Performance-Management sowie das Controlling beziehungsweise Spend-Management der Beschaffung.

Proactis, ein Softwareunternehmen im Bereich E-Procurement, hat ein Szenario entwickelt, wie sich der Einkauf aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung bis ins Jahr 2025 entwickeln könnte.

Steigende Relevanz der Plattformökonomie

Die Bedeutung von Plattformen als Geschäftsmodell für den Einkauf wird in den kommenden Jahren laut Proactis mutmaßlich zunehmen. Am Beispiel Amazon lässt sich das gut nachvollziehen: In den vergangenen drei Jahren steigerte sich der Umsatz auf der Plattform des Versandhändlers erheblich. In Deutschland verzeichnete Amazon im Jahr 2020 einen Umsatz von rund 24,5 Milliarden Euro, im Jahr 2018 betrug der Wert noch 16,47 Milliarden Euro. Eine Steigerung von knapp 49 Prozent.

Auch wenn es sich um ein B2C-Beispiel handelt, zeigt es grundsätzlich auf, auf welche Art und Weise Güter beschafft werden. Und gerade in der Altersgruppe der Arbeitnehmer zwischen 20 und 60, die heute in den Unternehmen beschäftigt sind und Entscheidungen treffen, sind überproportional viele Amazon-Käufer im Verhältnis zur Gesamtbevölkerung vorhanden. Diese gelebte User-Experience wird zunehmend auch im Geschäftsumfeld erwartet.
 

Veränderung von Beschaffungsprozessen

Traditionell sind die Einkaufsabteilungen in vielen Fällen interne Dienstleister der Geschäftsführung, die die vorgegebenen Ziele erreichen soll. Der Großteil der Arbeit entfällt damit auf die operative Beschaffung. Im Zuge der Digitalisierung verschiebt sich dieser Prozess laut Proactis jedoch hin zum strategischen Beschaffungsmanagement, das sich in erster Linie auf die Optimierung des Einkaufs konzentriert. Durch die zunehmende Automatisierung kann der operative Teil weitgehend dezentralisiert und in die einzelnen Fachabteilungen outgesourct werden.

Voraussetzung dafür ist eine E-Procurement-Lösung, die in allen Abteilungen des Unternehmens zum Einsatz kommt und mithilfe festgelegter Profile und Workflows allen Mitarbeitern erlaubt, die Dinge zu beschaffen, die für die jeweilige Arbeit benötigt werden. Der operative Einkauf wird also stark entlastet, sodass mehr Zeit für strategische Aufgaben zur Verfügung steht.

Weitere Vorteile im strategischen und operativen Einkauf

Intelligente E-Procurement-Lösungen betrachten operative und strategische Einkaufsprozesse nicht mehr isoliert, sondern integrieren sie in den gesamten Geschäftsablauf. Dadurch ergeben sich eine Reihe von Vorteilen:
 

  • Weniger Aufwand durch eine höhere Zahl elektronischer Rechnungen und die Automatisierung von Routinetätigkeiten.
  • Mehr Transparenz und geringere Fehleranfälligkeit vom Anlegen der Bestellung bis hin zur Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung.
  • Höhere Erträge und geringere Kosten durch automatische Bestellungen bei den günstigsten Anbietern sowie das Reduzieren von unautorisierten Beschaffungen, die dezentral erfolgen.
  • Bessere Lieferkonditionen, da mehr Zeit für das strategische Geschäft zur Verfügung steht.