Effektives Prozessdesign gemeinsam mit den Mitarbeitern – so geht's

Vielfach scheitert dieses sogenannte Prozessdesign, weil die Mitarbeiter nicht einbezogen werden und die Belegschaft das Gefühl hat, von außen etwas aufgestülpt zu bekommen, und daher neue Abläufe nicht annimmt. Der Schlüssel für ein erfolgreiches Prozessdesign besteht deshalb in der Einbeziehung der Mitarbeiter in allen Phasen. 

Aufgaben des Prozessdesigns

Zentrale Aufgabe des Prozessdesigns ist es, Arbeitsprozesse innerhalb eines Unternehmens so zu optimieren und aufeinander abzustimmen, dass Reibungen weitestgehend ausbleiben und so die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gesteigert werden kann. Das Ergebnis eines erfolgreichen Prozessdesigns zeigt sich in den folgenden Punkten:

• eindeutige Zuständigkeit der Mitarbeiter
• transparente Kommunikation
• klare Projektstrukturen
• Aufstellung eines Milestone-Plans

Wann ist der beste Zeitpunkt für neues Prozessdesign?

Verantwortliche im Unternehmen sollten interne Abläufe stets auf den Prüfstand stellen, um kunden- und mitarbeiterorientierte Lösungen anbieten zu können. In der Vergangenheit wurde das Prozessdesign überwiegend auf den Arbeitstakt der Anlagen zugeschnitten. Mittlerweile sind auch hoch industrialisierte und arbeitsteilige Wirtschaftszweige wie etwa die Automobilindustrie dazu übergegangen, den Arbeitsrhythmus des Menschen in den Vordergrund zu rücken. Das heißt: Die Taktung der Maschinen wird an den Menschen angepasst anstatt umgekehrt. 

Der geeignetste Zeitpunkt, um das Prozessdesign zu überdenken, liegt im Zuge grundlegender Veränderungen im Unternehmen, so etwa bei einer internen Umstrukturierung oder einer Ausweitung der Produktpalette. Unabhängig von derartigen Einschnitten sollte das Prozessdesign regelmäßig überdacht werden. Die beste Gelegenheit dafür bieten Jahresabschlussgespräche, in denen mit Führungskräften des Unternehmens neue Konditionen ausgehandelt werden. Hier bietet sich eine jährlich wiederkehrende Möglichkeit, das Jahr im kleinen Kreis der Verantwortlichen zu rekapitulieren und aus aufgetretenen Reibungen Optimierungsmöglichkeiten abzuleiten. 

Was kann Prozessdesign leisten?

In zahlreichen Betrieben birgt Prozessdesign ein enormes Potenzial, um die Effektivität ohne weitere Maßnahmen erheblich zu steigern. Beispielsweise verlieren viele Mitarbeiter täglich viel Zeit mit dem regelmäßigen Check ihrer E-Mails: Sie rufen das Programm auf, separieren Spam von wichtigen Mails, erfassen den Sachverhalt der geöffneten Mails, ziehen eventuell Unterlagen hinzu und verfassen Antworten. Für Mitarbeiter außerhalb neuralgischer Schnittstellen wie der Bestellannahme, der Reklamationsabteilung oder der internen Logistik bedeutet das einen erheblichen Zeitaufwand, den sie effektiver nutzen könnten. Effektiv wäre es, ein- bis zweimal täglich Zeitfenster einzuplanen, in denen ausschließlich Mails bearbeitet werden. Die Aufgabe des Prozessdesigns ist es, genau solche Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren und dafür zu sorgen, dass diese im betrieblichen Alltag umgesetzt werden. 

Kommunikation: Ein Schlüssel zum Erfolg im Prozessdesign

Der wichtigste Faktor, um ein neues Prozessdesign erfolgreich zu etablieren, ist eine funktionierende Kommunikation quer durch alle Hierarchieebenen. Diese ist in vielen Unternehmen zwar in der Richtung vom Management zur Belegschaft durch Publikationen wie Mitarbeiterzeitungen oder regelmäßige Newsletter gegeben, jedoch erhält das Management umgekehrt häufig kein Feedback aus der Belegschaft. Die Lösung für dieses Dilemma bieten regelmäßige abteilungsinterne Besprechungen. Hier bringen die Mitarbeiter Kritik oder Verbesserungsvorschläge vor, die von den Abteilungsleitern und den Vorgesetzten anschließend diskutiert werden. Natürlich muss umgekehrt eine erneute Rückmeldung erfolgen, um den ungehinderten Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern in der Produktion und dem Management zu gewährleisten. Dadurch werden auch Vorbehalte gegenüber der Einführung eines neuen Prozessdesigns genommen. 

So läuft Prozessdesign ab

Effektives Prozessdesign läuft klassisch in vier Phasen ab. In jedem Abschnitt sind auch die Mitarbeiter gefragt.

• Zunächst werden die aktuellen Arbeitsabläufe analysiert. Die Mitarbeiter notieren also, für welche Aufgaben sie wie viel Zeit investieren. Hierbei ist größte Sorgfalt nötig, weil sich selbst scheinbare Kleinigkeiten im Lauf eines Jahres zu einem merklichen Zeitaufwand summieren.
• Diese Analyse bildet die Grundlage für die anschließende Suche nach möglichen Verbesserungspotenzialen.
• Sobald die Optimierungsmöglichkeiten gefunden sind, sollten diese erneut kritisch betrachtet werden. Schließlich könnte eine vermeintliche Optimierung zu einem Mehraufwand an anderer Stelle führen.
• Erst im letzten Schritt wird das neu strukturierte Prozessdesign umgesetzt. Hierbei empfiehlt es sich, in der Anfangsphase Checklisten zu nutzen.

Prozessdesign ist ein entscheidender Faktor, um die Effektivität im Betrieb zu steigern. Insbesondere in der Kommunikation, bei Zuständigkeiten und bei der Rollenverteilung in Projekten gibt es oftmals Optimierungsmöglichkeiten. Wichtig: Durch Neuerungen und Änderungen im Betriebsablauf entstehen immer wieder neue Reibungen, die eine Neuausrichtung des Prozessdesigns erforderlich machen. In allen Phasen der Umsetzung und einer möglichen Angleichung sollten die Mitarbeiter des Unternehmens beteiligt werden.