Indirect Procurement braucht mehr Aufmerksamkeit

In diesem Artikel lesen Sie:

• Maverick Buying im indirekten Einkauf führt leicht zu Mehrkosten
• Indirect Procurement optimieren: Kapazitäten klären und Datenqualität garantieren
• Outsourcing: Pro & Contra
• Maßnahmen zur Qualitätssteigerung
   

Welche Bedeutung hat Indirect Procurement im Unternehmen?
 

Bei der Beschaffung werden direkte und indirekte Beschaffung unterschieden. Die direkte Beschaffung umfasst alle Materialien, die direkt in die Erzeugnisse eingehen. Dazu gehören auch Hilfsstoffe wie beispielsweise Bohremulsionen. Die direkte Beschaffung macht ungefähr 70 bis 85 Prozent des Einkaufs im Unternehmen aus. Die restlichen 15 bis 30 Prozent gehören zur indirekten Beschaffung, auch Indirect Procurement genannt.

Was ist Indirect Procurement?
 

Unter das Indirect Procurement fallen alle Güter und Dienstleistungen, die nicht in die Erzeugnisse einfließen und nicht zur Handelsware wie Verpackungsmaterial gehören. Indirect Procurement umfasst verschiedene Waren und Dienstleistungen:
 

• Betriebs- und Büroausstattung, Maschinen, Werkzeuge
• Verbrauchsmaterial, beispielsweise Reinigungsmittel oder Büromaterial
• IT-Technik in Form von Hard- und Software
• Dienstleistungen, beispielsweise für Instandhaltung, Reinigungsarbeiten, Reparaturarbeiten
• Reisekosten

Die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen kann darunter leiden, hohe Kosten sind oft die Folge.
 

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Studie: Günstiger Teilepreis allein reicht nicht
 

Das unterstreicht auch die Studie „Supply-Chain-Management in Industrieunternehmen“ des Beratungsunternehmens Emporias. Für 74 Prozent der Industrieunternehmen ist der Teilepreis weiterhin maßgebliches Auswahlkriterium für Lieferantenentscheidungen. Das kann problematisch werden: So komme es bei Lieferanten mit besonders günstigen Teilepreisen, beispielsweise aus Asien, häufig zu ungeplanten Mehrkosten für den Transport. Unternehmen beklagen zudem personelle Mehrkosten durch einen erhöhten Steuerungsaufwand, der bei Liefer- oder Qualitätsproblemen genauso eine Rolle spielen kann wie mit Blick auf die Formalitäten und den Datenaustausch.
 

Wann Indirect Procurement problematisch wird
 

Das Indirect Procurement erfolgt häufig an der Einkaufsabteilung vorbei, als sogenanntes „Maverick Buying“. So werden beispielsweise Reisen und Meetings vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen oft vom Sekretariat organisiert. Die einzelnen Abteilungen bestellen häufig Büromaterial wie Tonerkartuschen und Kopierpapier oder Computerzubehör wie Mäuse, Bildschirme sowie Tastaturen selbst. Verschiedene Dienstleistungen, wie die Installation von Software oder Reparaturen, werden oft von den Abteilungen beauftragt, in denen sie benötigt werden. Das führt zu hohen Kosten, die vermieden werden könnten, wenn die Bestellung über die Einkaufsabteilung erfolgen würde. Durch Bündelungen bei den Lieferanten wären Einsparungen möglich.

Auch wenn die Güter und Dienstleistungen nicht in die Erzeugnisse eingehen, hat Indirect Procurement eine wichtige Bedeutung. Können die Waren und Dienstleistungen kostengünstig beschafft werden, beispielsweise durch günstige Rahmenverträge, wird die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesteigert.

Doch ein niedriger Einkaufspreis ist bei der Anschaffung nicht allein entscheidend: Es muss geprüft werden, welche zusätzlichen Kosten, beispielsweise für Wartung, Instandhaltung oder Energieverbrauch, mit den Anschaffungen verbunden sind.

Nicht immer wird dem indirekten Einkauf die adäquate Bedeutung beigemessen. Viele Entscheider haben das erkannt und gehen die Optimierung bereits an. Dieser Trend könnte sich noch verstärken, wenn eine weltweite Konjunktureintrübung die Chancen für das Umsatzwachstum verringert. Dann rücken die Kosten automatisch in den Mittelpunkt, um die Rentabilität zu erhalten.
 

Wie Sie Indirect Procurement optimieren

1. Personalkapazitäten klären

In kleinen und mittleren Unternehmen können Mitarbeiter nicht ohne Weiteres ausschließlich mit der indirekten Beschaffung betraut werden. Daher müssen diese Tätigkeiten oft von den Mitarbeitern  übernommen werden, die auch mit der direkten Beschaffung beschäftigt sind. Eine Alternative ist das Outsourcing des Indirect Procurement an eine Beschaffungsagentur.

Outsourcing des Indirect Procurement: Pro und Kontra

Eine externe Beschaffungsagentur kann mit dem Indirect Procurement beauftragt werden. Das hat Vor- und Nachteile:

Pro

• Einkaufsabteilung kann sich auf Kernkompetenzen konzentrieren
• Agentur kann dann beauftragt werden, wenn sie benötigt wird
• Einsparmöglichkeiten durch Bündelungseffekte

Kontra

• Längere Dauer und längere Wege bei Beschaffungsprozessen
• Agentur hat keinen Überblick über betriebsinterne Prozesse

2. Datenqualität für Controlling und Reporting
 

Indirect Procurement stellt hohe Anforderungen an das Beschaffungscontrolling und das Einkaufsreporting. Daher wird bereits in einigen Unternehmen eine Software genutzt, wie sie auch beim direkten Einkauf eingesetzt wird. Anders als beim direkten Einkauf ist die Datenqualität zumeist schlechter, da keine Warengruppen oder Materialnummern vorliegen. Das zeigt auch die bereits erwähnte Emporias-Studie: So geben zwei Drittel der befragten Entscheider an, dass die Kosten ihrer Supply Chain nicht ausreichend zugeordnet und in Abhängigkeit zueinander ausgewiesen werden.

Die Schwierigkeit besteht darin, dass die indirekte Beschaffung im Gegensatz zur direkten Beschaffung oft nur sporadisch erfolgt. Die Komplexität ist beim indirekten Einkauf meist höher als beim direkten Einkauf, da es sich in vielen Fällen um kostspielige Güter handelt.
 

Verbesserung der Qualität beim Indirect Procurement
 

Mit der entsprechenden Organisation und der Anwendung der geeigneten Software kann die Qualität beim Indirect Procurement verbessert werden. Das Prinzip des „Total Cost of Supply Chain“ (TCSC) verspricht hier Verbesserung. Diese Methode wird zwar bereits von einigen Unternehmen verfolgt, an der Umsetzung hapert es jedoch oft noch. Denn es ist schwierig, ein individuell passendes Rechenmodell zu entwickeln oder die zur Berechnung notwendigen Daten zusammenzuführen.

Folgende Faktoren haben für ein besseres Indirect Procurement eine besondere Bedeutung:
 

• Aufbau einer einheitlichen Warengruppenstruktur im Unternehmen
• Klassifizierung der Einkaufsbelege entsprechend der Warengruppenstruktur und Zuordnung der Belege zu den Einkaufskategorien
• Konsolidierung von Lieferanten
• Analyse des Potenzials im indirekten Einkauf, um Einsparungen oder Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen
• Aufbau von Clustern bei wiederholbaren Beschaffungsvorgänge

Beispiele für Einsparungspotenzial verschiedener Warengruppen
 

Güter und Dienstleistungen, die nicht in die Erzeugnisse einfließen, gibt es viele. Wo die Sparpotenziale konkret verborgen liegen, machen diese drei Beispiele deutlich.

Fuhrpark: Das Einsparpotenzial liegt zum einen in der Beschaffung der Fahrzeuge, zum anderen in deren Verwaltung. Mit der Beschränkung auf einen Hersteller lassen sich oft deutliche Rabatte erzielen. Die Überprüfung der Tankregelungen und die Möglichkeit des operativen Leasings, bei dem sinnvolle Dienstleistungen bereits inkludiert sind, bergen weiteres Potenzial zur Kostensenkung.

Software: Hier fallen vor allem für die verschiedenen Lizenzen Kosten an. Diese werden oft anstandslos von der IT bezahlt, ohne dass der Einkauf hier in Verhandlungen tritt. Zudem kann geprüft werden, ob der Funktionsumfang kostenloser Softwareprodukte gegebenenfalls ausreicht.

Entsorgung: Die Entsorgung von Abfall kann bei vielen produzierenden Unternehmen einen großen Kostenblock verursachen. Durch regelmäßige Ausschreibungen sind deutliche Einsparungen möglich. Unter Umständen sind bestimmte Stoffe des entsorgten Abfalls für andere Unternehmen sogar von Interesse.

Indirect Procurement die richtige Bedeutung beimessen
 

Indirect Procurement ist die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, die nicht in die Erzeugnisse und die Handelsware eingehen. Oft handelt es sich um teure Erzeugnisse, daher bedarf eine Entscheidung umfangreicher Analysen. Die indirekte Beschaffung sollte über die Einkaufsabteilung oder alternativ über eine externe Agentur erfolgen. 

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