Auf dem Weg in ein effektives SAP-Lieferantenmanagement

Handlungsempfehlungen für den Mittelstand

Der Mittelstand gilt als Wachstumsmotor der deutschen Wirtschaft. So ist es vielen Betrieben in den vergangenen Jahren gelungen, sich von regionalen Herstellern zu international erfolgreichen Unternehmen zu entwickeln und ihre Mitarbeiterzahlen dabei deutlich zu erhöhen. „Doch nicht immer halten Organisationsaufbau und Strukturen mit der internationalen Expansion Schritt“, bemängelt Jean-Paul Wehrens, der beim IT-Beratungsunternehmen apsolut als Partner für die strategischen SAP-Geschäftsprozesse zuständig ist. „In der Praxis müssen wir leider immer wieder feststellen, dass bei vielen Mittelständlern statt länderübergreifend einheitlicher Prozesse und IT-Systeme immer noch Silodenken und Insellösungen dominieren.“ 

Die Installation eines SAP-Lieferantenmanagements allein genügt nicht

Dieses Silodenken wirkt sich negativ auch auf die Einkaufsorganisationen aus, die mehr denn je vor der Aufgabe stehen, mithilfe eines strategischen Lieferantenmanagements die Lieferqualität zu erhöhen. Außerdem müssen die Beschaffungsrisiken und Prozesskosten gesenkt werden. Obwohl leistungsstarke SAP-Einkaufslösungen zur Verfügung stehen, ist es bei vielen mittelständischen Unternehmen mit der Installation allein nicht getan. Um das Potenzial des SAP-Lieferantenmanagements vollständig zu heben, müssen sie weitere wichtige Voraussetzungen schaffen. apsolut zeigt, worauf Sie bei der Einführung achten müssen: 

1. Übergreifende Lieferantenmanagement-Strategie

Wer ein Lieferantenmanagement erfolgreich planen und umsetzen will, muss eine abteilungs- und länderübergreifende Abstimmung aller dazu notwendigen Maßnahmen herbeiführen: Nur so ist eine unternehmensweite Akzeptanz der neuen systemgestützten Prozesse zu erzielen. Dazu muss ein Kernteam aus Vertretern aller beteiligten Abteilungen gebildet werden, das ein gemeinsames Verständnis dafür entwickelt, welcher Mehrwert mit der künftigen Lösung erzielt werden soll.  Wichtig ist, dass die Strategie vom Management getragen und entsprechend an die Mitarbeiter kommuniziert wird. 

2. Organisatorische, prozessuale und funktionale Anforderungen

Aus der Lieferantenmanagement-Strategie gilt es, die Soll-Prozesse abzuleiten und in Einklang mit der Einkaufs- und IT-Strategie des Unternehmens zu bringen. Damit die Umsetzung der neuen Prozesse gelingt, sollte sie von einem Veränderungsmanagement begleitet werden, das die Mitarbeiter gezielt auf ihre neuen Rollen und Aufgaben vorbereitet. Mit der Einrichtung fester Schnittstellen-Funktionen zwischen IT und Einkauf werden die Abstimmungsprozesse nachhaltig verbessert. Dies ist gerade in mittelständischen Unternehmen unverzichtbar, in denen die Kommunikation zwischen den beiden Abteilungen oft nur auf Zuruf erfolgt. Von zentraler Bedeutung in diesem Zusammenhang ist auch die Konsolidierung der künftigen Kern- und Schlüsselfunktionen in einer zentralen Einkaufsabteilung. 

Zudem ist bei der Installation der neuen Lieferantenmanagement-Prozesse darauf zu achten, dass sie nahtlos mit angrenzenden Prozessen zusammenwirken, wie Ausschreibungen, Auktionen, Vertragsmanagement, Reporting, der Verteilung der Stammdaten in Backend-Systeme oder der Erstellung übergreifender Lieferantenportale. Bei der Systemauswahl muss neben dem Funktionsumfang auf die lückenlose Integration in das Strategie-, Prozess- und IT-Umfeld des Unternehmens geachtet werden. 

3. On-Premise oder Cloud? – Ein Plädoyer für das Beste aus zwei Welten

Bis vor einem Jahr standen viele Unternehmen in Deutschland einer Cloud-Nutzung noch äußerst skeptisch gegenüber. Sie führten Sicherheitsbedenken sowie fehlende Funktionen und Integrationsmöglichkeiten in ihre SAP-Landschaften als Gründe an. Dass sich das Blatt auch im SAP-basierten Einkauf gewendet hat, liegt zum einen an der Umsetzung wirksamer Cloud-Sicherheitskonzepte. Zum anderen arbeitet SAP mit Hochdruck an der funktionalen und integrativen Weiterentwicklung der Cloud-Lösungen von Ariba, des weltweit größten Handelsnetzwerkes. In der neuen Business Suite SAP S/4HANA wird eine weitestgehende Integration der Ariba-Lösungen in die SAP Backend-Systeme angestrebt. Doch welches Bezugsmodell ist für welche Nutzer am besten geeignet? 

„Unternehmen sind gut beraten, die On-Premise- und Cloud-Lösungen in maßgeschneiderten Hybrid-Umgebungen zu vereinen“, betont Jean-Paul Wehrens von apsolut. „Damit können sie das Beste aus zwei Welten kombinieren, nämlich die Vorteile nutzen, die Ariba als globales Partnernetzwerk in der Cloud bietet, ohne ihre vorhandenen SAP-Systeme umrüsten und Investitionen preisgeben zu müssen.“ So entsprechen die cloudbasierten Ariba-Lösungen dem wachsenden Trend zu Best-Practice-Prozessen, die einem Unternehmen zwar nur geringen Erweiterungsspielraum, dafür aber effektivere und effizientere Einkaufsprozesse bieten. 

4. Lieferanten-Stammdaten: Frühzeitig für Harmonisierung sorgen!

Da die Stammdaten der Dreh- und Angelpunkt für einen reibungslosen Start ins  Lieferantenmanagement sind, müssen sich die Unternehmen frühzeitig um deren Harmonisierung kümmern: „Ein Stammdaten-Projekt sollte ein Stück weit vor dem Lieferantenmanagement-Projekt starten und dann parallel laufen“, schildert Jean-Paul Wehrens den Zeitrahmen. 

Das heißt konkret: Damit ein Unternehmen mit einem sauberen Lieferantenstamm starten kann, müssen die Stammdaten spätestens zur produktiven Nutzung des  Lieferantenmanagements bereinigt vorliegen. Von diesem Zeitpunkt an wird ein wesentlicher Teil der Stammdaten-Pflege an die Lieferanten ausgelagert, während neue Zulieferer über ihre Stammdaten qualifiziert und in die angrenzenden Systeme verteilt werden. Dabei sorgen strukturierte Workflows für eine effektive Anreicherung, Verteilung und Aktualisierung der Informationen.

 

Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit der apsolut GmbH.