Wie virtuelle Meetings effizienter werden können
Videomeetings müssen unbedingt moderiert werden. Vorher sollte immer festgelegt werden, welche Person dafür zuständig ist. Sie leitet das Gespräch, spricht die Punkte der Tagesordnung an und sorgt dafür, dass die Diskussion vorankommt. Es ist außerdem Aufgabe des Moderators zu verhindern, dass es zu langen Monologen kommt oder die Meeting-Teilnehmer zu stark vom Thema abdriften. Ein bisschen Smalltalk ist wie in einem normalen Gespräch nicht per se unangebracht. Er sollte jedoch nicht ausufern. Wichtig ist, dass immer wieder zum Kernthema zurückgekehrt wird. Dafür können vorab Ziele festgelegt werden, die nacheinander abgearbeitet werden. Die Ergebnisse sollten zum Schluss festgehalten werden. Darüber hinaus sind für den Erfolg von virtuellen Meetings weitere Punkte zu beachten.
Etikette für Videomeetings festlegen
Videomeetings können schnell unproduktiv werden, wenn jeder macht, was er will. Deswegen sollte vorab beschlossen werden, welche Regeln bei den Calls gelten. Das können die folgenden sein:
- Im Meeting wird die Kamera angeschaltet, sodass sich alle sehen können.
- Der Hintergrund sollte sauber und aufgeräumt sein.
- Es wird sachlich diskutiert.
- Alle Teilnehmer lassen sich gegenseitig aussprechen.
- Wer gerade nicht redet, schaltet sein Mikrofon stumm.
- Mobiltelefone müssen auf lautlos geschaltet werden.
- Es gilt die gleiche Kleiderordnung wie im Büro.
Diese Regeln sollen dazu beitragen, dass ein professionelles Ambiente entsteht. Sie können aber abhängig vom Unternehmen und dessen Selbstverständnis auch variieren.
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Technik-Check vor dem Meeting einplanen
Wenn das Meeting losgeht, sollten Mikrofon, Kamera und alle anderen wichtigen Dinge einwandfrei funktionieren. Die Mitarbeiter sollten deswegen angehalten werden, vor dem Meeting ein paar Minuten für den Technik-Check einzuplanen. Gegebenenfalls kann dieser sogar Teil der Besprechung werden und als erster Punkt des Meetings gemeinsam stattfinden. Dann sollte er aber auch in der zeitlichen Planung berücksichtigt werden.
Die richtige elektronische Ausstattung für Meetings bereitstellen
Damit ein Mitarbeiter bestmöglich an Meetings teilnehmen kann, benötigt er die passenden Geräte. Ein Arbeitslaptop oder ein Tablet mit integrierter Kamera stellen die Grundlage für ein Videomeeting dar. Für das Tablet sollte außerdem eine passende Befestigungsmöglichkeit an der Wand vorhanden sein. Dann muss es nicht die ganze Zeit in der Hand gehalten werden und der Mitarbeiter kann bequem sitzen und direkt in die Kamera schauen, während er am Meeting teilnimmt.
Die elektronische Ausstattung ist nicht nur für Mitarbeiter sinnvoll, die sich im Homeoffice befinden. Auch am Firmenstandort sollte sie vorhanden sein. Wer lieber im Büro arbeitet, kann von dort aus an den Meetings teilnehmen. Außerdem lassen sich mit der richtigen Ausrüstung Gespräche mit Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten in der ganzen Welt führen.
Neben der Anschaffung der Geräte sollte auch eine technische Einweisung erfolgen. Die kann als Leitfaden per PDF verschickt werden. Effizienter ist hingegen eine Schulung. Je nach Vorwissen muss sie nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Manchmal reicht schon eine Stunde, um alle wesentlichen Punkte zu vermitteln.
Nicht mehr Meetings als notwendig
Moderne Büroangestellte starren ohnehin schon den ganzen Tag auf den Bildschirm. Wenn jetzt noch unnötige Meetings dazukommen, verringert sich ihre Aufmerksamkeitsspanne rasend schnell. Deswegen sollten Videocalls mit dem Team nur dann stattfinden, wenn es auch wirklich etwas zu besprechen gibt. Jeden Tag zur gleichen Zeit ein Traditions-Meeting anzusetzen, kann hingegen kontraproduktiv sein. Außerdem sollten immer nur die Personen eingeladen werden, die auch wirklich etwas zum Thema beitragen können. Durch die Reduzierung auf wenige wichtige Besprechungen stellt sich bei den Mitarbeitern nicht so schnell eine Meeting-Müdigkeit ein. Wenn es dann einmal wirklich zur Sache geht, sind sie viel eher mit Eifer und Konzentration mit dabei.
