Purchase-to-Pay: Ein komplexer Prozess mit vielen Herausforderungen
Der Purchase-to-Pay- oder auch Procure-to-Pay-Prozess (P2P) ist der Ablauf von Vorgängen, die im Unternehmen von der Beschaffung bis zur Bezahlung abgewickelt werden. Er umfasst also alle Schritte von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Lieferung bis hin zur Rechnungsverarbeitung und Auslösung der Bezahlung.
Angesichts des hohen finanziellen und organisatorischen Aufwands, der mit dem täglichen Purchase-to-Pay-Prozess verbunden ist, gibt es zwangsläufig Möglichkeiten für Einsparungen. Die umfassende Digitalisierung des gesamten Zyklus ist hier der Haupttreiber von Effizienzgewinnen und Kostensenkungen.
Studie: Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses verspricht Effizienzgewinn
Das bestätigt eine aktuelle Befragung im Auftrag von Ceyoniq Technology aus dem Juni 2020, die sich mit der Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses beschäftigt hat. Für die Studie „Digitale Prozesse – Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen“ wurden IT-, Finanz- und Einkaufsverantwortliche aus 200 Unternehmen zum Thema Beschaffung und Rechnungsmanagement befragt. Zentrale Ergebnisse der Untersuchung:
- Die Befragten erwarten eine Zeitersparnis von durchschnittlich 40 Prozent, wenn der gesamte P2P-Prozess schnittstellenübergreifend automatisiert würde.
- Eine vollständige Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses führt nach Angaben der Befragten zu einer schätzungsweisen Kostenreduzierung von durchschnittlich 42 Prozent. Kosten ließen sich in erster Linie über die softwaregestützte Einhaltung von Skontofristen und die Minimierung von Fehlerquellen durch die Automatisierung von Routineaufgaben senken.
- Nur wenige Unternehmen sind mit den Durchlaufzeiten zufrieden. Bei nur etwa einem Viertel der Unternehmen verlaufen der Beschaffungsprozess und die Bearbeitung der Eingangsrechnungen nach eigener Einschätzung optimal.
- Die Zufriedenheit mit der Beschaffungsdauer ist abhängig vom Grad der Digitalisierung. Je höher der Digitalisierungsgrad, desto zufriedener sind die Unternehmen mit der Dauer der Beschaffungsprozesse.
- Die Beschaffung von langlebigen Gütern, wie den Investitionsgütern, wird in den Unternehmen überwiegend zentral (67 Prozent) organisiert.
- Die Beschaffung von kurzlebigen Gütern, wie beispielsweise Verschleißteile, Betriebsstoffe, Verbrauchsgüter oder C-Teile mit einem niedrigen Wertanteil und hohen Mengenanteil, wird von den Unternehmen mehrheitlich (54 Prozent) dezentral organisiert.
Nachholbedarf: Vollständige Digitalisierung nur selten umgesetzt
Was die Studie allerdings auch zutage brachte: In vielen der befragten Unternehmen gibt es Hürden, die die Implementierung von digitalen Lösungen bremsen. Beim Beispiel der elektronischen Rechnungseingangslösung sieht nur ein Viertel der befragten Unternehmen keine Gründe, die gegen den Einsatz sprechen. Oft als Hinderungsgründe genannt wurden fehlendes technisches Verständnis (24 Prozent), fehlendes Budget (23 Prozent), die Sorge vor zunehmender Komplexität (22 Prozent) sowie die Befürchtung, dass Arbeitsplätze wegfallen könnten (16 Prozent).
